L'organisation d'une exposition : L'organisation matérielle de l'exposition
La scénographie
L’organisation matérielle de l’exposition est matérialisée par le contrat de scénographie qui définit les conditions auxquelles le scénographe (souvent architecte) réalisera la présentation des œuvres. Une étroite collaboration avec le commissaire est nécessaire car le scénographe « traduit » matériellement le concept de l’exposition.
Le statut d’auteur au sens juridique pourrait lui être reconnu selon les modalités présentées pour les commissaires (salarié public/salarié privé/ indépendant). Il suivra par ailleurs le déroulement des travaux nécessaires : construction de panneaux, peinture, accrochage et lumières.
Les nouvelles formes de l’art contemporain ont rendu de plus en plus complexe le travail du scénographe comme par exemple la projection de vidéos qui nécessite une excellente isolation acoustique. Dans le cas d’itinérance il n’est pas rare qu’un véritable « reformatage » de l’exposition d’origine soit rendu nécessaire par une trop grande différence de lieu. Le scénographe devra alors faire un travail d’adaptation fidèle à l’esprit de l’exposition d’origine qu’il se doit de respecter.
La signalétique est également essentielle et nécessite souvent de recourir à des traducteurs soit pour adapter la signalétique d’une exposition itinérante soit pour assurer une présentation bilingue français anglais.
Les grands musées disposent tous d’un document général (« Facilities Report ») qui décrit leurs lieux avec précision : surface, ascenseurs, température des locaux, éclairage, système de sécurité, et permet d’évaluer les problèmes éventuels de scénographie.
La rémunération d’un scénographe non salarié se fait en général sous forme d’honoraires et les contrats de scénographie prévoient très souvent des indemnités en cas de retard dans la réalisation.
L ’assurance et le transport
Toutes les œuvres exposées sont assurées pour tous les risques de dégradation qui peuvent être subis pendant le transport ou pendant l’exposition.
L’assurance peut être directement souscrite auprès d’une compagnie d’assurance comme par exemple Axa Art (ancienne société Nordstem) ou par l’intermédiaire d’un courtier en assurance comme par exemple la société Gras Savoye. Les institutions publiques soumettent à appel d’offres l’assurance des expositions qu’ils organisent, conformément au code des marchés publics.
L’organisateur de l’exposition doit assurer toutes les œuvres empruntées « clou à clou ».
Cette expression est l’adaptation française de l’expression « wall to wall» qui signifie que l’assurance doit couvrir l’œuvre de son départ à son retour, transport et durée d’exposition inclus.
La garantie de l’assureur est donnée «en valeur agréée», c’est-à-dire de façon convenue entre l’assureur et le prêteur. Le montant de la prime tient compte de cette valeur agréée, du matériau de l’œuvre (sa fragilité) et de sa
provenance. Le contrat d’assurance distingue la garantie transport (risques liés à l’emballage et au transport) et la garantie séjour (risques de dégradation en cours d’exposition, vandalisme).
En cas de dégradation d’œuvre, l’assurance dédommagera par rapport à la valeur agréée si l’œuvre est détruite ou financera la restauration si elle est envisageable. Dans ce cas, l’assurance dédommagera de la perte de valeur consécutive à la restauration, même pour les œuvres appartenant aux musées publics qui sont par nature inaliénables.
Pour les œuvres majeures d’une très grande valeur, l’Etat accorde une garantie aux musées publics. La loi du 16 janvier 1993 (complétée par le décret du 23 juillet 1993) prévoit en effet que l’État garantit directement au- delà de 45 734 705 € (soit 300 000 000 F).
En dessous de cette valeur, c’est l’assurance choisie qui intervient ; au dessus, l’État est son propre assureur. La garantie de l’État est acquise aux musées publics et possible pour les institutions privées en cas d’œuvres majeures, véritables trésors nationaux.
Le transport doit également être organisé avec soin. Lors du déplacement d’expositions itinérantes ou de prêt, la mise en caisse des œuvres est souvent faite par l’institution d’origine et fait l’objet de clauses précises dans le contrat d’itinérance.
Il existe plusieurs sociétés de transports spécialisées dans les transports des œuvres qui établissent des devis à la demande et peuvent prendre en charge toute la chaîne logistique.